Office manager (H/F) – CDI – Temps plein

Le Groupe Maisons de famille est un acteur clé, figurant parmi les leaders européens sur le marché des maisons et soins dédiés aux séniors. Sa mission est de fournir des soins et des services personnalisés de haute qualité, avec l’attention de la famille, le professionnalisme d’un expert et la passion de s’améliorer chaque jour. People, Ethic, Positivity et Exigency sont les valeurs qui guident au quotidien l’ensemble des équipes.

Comptant 1 000 collaborateurs dont 42 au siège, nous sommes spécialisés dans le secteur de l’hébergement haut de gamme des personnes âgées semi-autonomes ou dépendantes.

Au sein de notre siège regroupant la Holding GMDF et l’organisation Maisons de Famille France, l’Office Manager est responsable de la gestion des activités liées à nos bureaux. Il/Elle joue un rôle central dans le maintien d’un environnement de travail organisé, productif et accueillant pour nos équipes et nos clients. Ce rôle est rattaché au Directeur des ressources humaines France.

Rattaché à la DRH, vos missions principales sont les suivantes :

1/ Accompagner la performance de nos People au siège avec Exigence

• Assurer la gestion de la vie au bureau et gérer les services généraux du siège :
• Bonne tenue générale des espaces de travail et de la cafeteria en passant par le management de la société de service de ménage,
• L’interface avec notre syndic de copropriété en cas de besoin, le suivi des prestataires qui interviennent dans notre siège
• Coordonner les besoins en équipements de bureau, en fournitures et en mobilier notamment dans le cadre d’on-boarding de nouveaux collaborateurs ou dans le cadre d’aménagements spécifiques
• Organiser les déplacements professionnels, y compris la réservation de billets d’avion, d’hôtels et la coordination des itinéraires. Gérer les dépenses liées aux voyages et aux déplacements professionnels
• Gérer la flotte de véhicules de l’entreprise et de ses filiales, mener les consultations auprès des loueurs et centraliser les dossiers de sinistres avant envoi à notre courtier
• Gérer les contraventions
• Assister les membres des Codir Groupe et France dans la réalisation de certaines tâches administratives (impression de dossier, mise en forme de documents, etc…)

2/ Innover l’expérience sur site des collaborateurs avec Optimisme

• Coordonner, assurer la logistique des évènements internes et externes, tels que réunions, conseils d’administration, séminaires, clean-day, fêtes de fin d’année… pour en garantir leur succès
• Faire vivre le projet du siège qui s’articule autour des rituels, des règles de vie, du look & feel du siège, des événements liés à la vie des équipes

3/ Garantir la confiance de l’ensemble de nos parties prenantes

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de nos clients, nos partenaires
• Gérer les tâches administratives quotidiennes telles que la gestion du courrier entrant et sortant, la gestion des notes de frais en collaboration avec le service comptabilité (en cours de digitalisation et d’auto-gestion par les collaborateurs et leurs managers), la carte ticket restaurant des collaborateurs et la gestion des achats liés aux évènements internes et externes cités plus haut.

Profil & Compétences-clés :

De formation Bac+2 (BTS gestion PME-PMI, BTS comptabilité, DUT gestion des entreprises et administrations, Hébergement…)

Vous avez une expérience préalable en tant qu’Office Manager ou dans un rôle similaire

Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, esprit d’initiatives

Votre aisance relationnelle, et vos compétences sont reconnues en communication écrite et verbale

Vous êtes curieux et aimer apprendre

Vous maîtrisez les outils informatiques et les logiciels de bureau

Vous avez idéalement la maitrise de l’anglais élémentaire.

Opportunité de développement de carrière vers les métiers de responsable hôtelier dans nos maisons.

Rémunération

• 29K€ fixe sur 12 mois + 1,5K€ annuel sur objectif
• Statut non-cadre

Vos avantages en travaillant chez nous

• Un siège à taille humaine, situé à Courbevoie, accessible en transports en commun et parking à disposition, ligne 1 : Esplanade de la Défense
• Tickets restaurant dématérialisés
• Prise en charge du titre de transport 50%
• Nouvelles Voies : aide juridique aux salariés
• Intéressement et Plan d’Epargne Entreprise (PEE)
• Avantages salariaux HelloCSE

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap et aux travailleurs handicapés.