Assistant de direction (Référent Rh/facturation)-CDI-Temps plein

Maisons de Famille France

L’offre d’emploi

Le Groupe Maisons De Famille, groupe en pleine expansion spécialisé dans le secteur de l’hébergement des personnes âgées dépendantes :

Recherche un(e) Assistant(e) de Direction (Référente RH et facturation) (h/f) pour sa Maison de Famille la Roseraie.

Sous la responsabilité directe de la directrice, vos missions seront les suivantes :

Gestion de l’accueil :

• Répond au téléphone, transfert les appels, prend des messages, donne des renseignements le cas échéant
• Gère l’accueil physique
• Accueille les visiteurs (familles de résidents et visiteurs, fournisseurs, autres personnes extérieurs de l’établissement)
• Mets à jour l’affichage obligatoire dans les parties communes (hall, sas d’entrée, banque d’accueil, affichage familles)
• Gère les demandes administratives des familles et résidents
• Assure la gestion de la propreté, du rangement de l’accueil et le bon fonctionnement des équipements administratifs

Activité Commerciale

• Renseigne le CRM à chaque appel de prospect
• Transmets toutes les informations nécessaires à la chargée de relation familles
• Assure toute visite commerciale spontanée
• Participe aux réunions commerciales
• Prépare les courriers et mailings
• Prépare les documents flyers plaquettes

Activité administrative

• Réceptionne quotidiennement le courrier, ouverture, tri et distribution
• Rédige des courriers divers
• Commande les fournitures administratives et les registres obligatoires 1 fois par mois et établit un inventaire des fournitures trimestriellement
• Réalise diverses tâches administratives

Missions transversales

• Assure les remises en banque quotidiennes
• Rédige et affiche les menus journaliers et hebdomadaires
• Procède à la signature par les salariés des contrats de travail et à la remise des documents d’intégration
• Transmets au gestionnaire paie par courriel avec copie à la direction et cadres les arrêts de travail et indemnités journalières de sécurité sociale reçus le cas échéant
• Complète le registre de réclamation des résidents et leur famille et en informe la direction
• Complète la fiche de déclaration d’accident du travail et le registre des accidents du travail le cas échéant
• Procède à l’archivage des dossiers

Gestion des ressources humaines

• Assure la saisie de la DPAE CDD
• Assure la rédaction des contrats de travail CDD
• Assure la saisie sur Octime : fiche salarié, contrat de travail, roulement, planning CDD
• Renseigne toutes les variables de planning sur Octime CDD
• Fait un point régulier avec l’IDEC et la Responsable hôtelière sur les changements de plannings CDD
• Assure la préparation des états préparatoires de paie CDD (DSN)
• Assure la bonne tenue des dossiers salariés CDD et CDI (contrats signés, soldes de tout compte signés, classement des divers documents etc.)
• Etablit les convocations pour les réunions des Instances Représentatives du Personnel
• Assure la gestion du plan de formation, les déclarations et les remboursements auprès de l’OPCO et établit les convocations
• Assiste les cadres dans la gestion administrative du personnel (EAP, recrutements, courriers ? etc.)
• Assure la planification et le suivi des rendez-vous auprès de la médecine du travail
• Assure la mise à jour du registre du personnel
• Assure la mise à jour régulière de l’affichage obligatoire de la direction
• Assure la gestion des dossiers de mutuelle obligatoire en lien avec le gestionnaire de paie

Vous serez un support aux cadres :

• Assure la saisie de la DPAE CDI
• Assure la rédaction des contrats de travail CDI
• Assure la saisie sur Octime : fiche salarié, contrat de travail, roulement, planning CDI
• Renseigne toutes les variables de planning sur Octime CDI
• Assure la remise des copies de demandes d’absence aux salariés

NIVEAU REQUIS :

BAC + 2

BAC + expériences

Poste à pourvoir à partir du 1^er juillet 2023.

Profil recherché

Nous offrons à nos salariés les avantages suivants :

• Avantages salariaux HelloCSE pour les CDI
• Nouvelles Voies : Aide juridique aux salariés
• Epargne salariale
• Mutuelle : Nous nous engageons à toujours proposer aux salariés une couverture de complémentaire santé de qualité, facilitant l’accès aux soins.
• Mise en place d’un baromètre social tous les ans
• Prime qualité par an pour les non-cadres en CDI

Salaire entre 2000 et 2200 euros brut mensuel (selon expérience) + prime SEGUR de 206 euros

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap et aux travailleurs handicapés.

La maison